Etapas de archivo
El proceso de la archivística conlleva varias etapas, dentro de las cuales se deben determinar una serie de factores para continuar en el ciclo o que los documentos sean eliminados.
Etapas
Primera etapa - Archivo de Gestión: Se denomina etapa de gestión y de conformidad con la legislación vigente en Costa Rica este primer período lo constituye un período entre uno y cinco años.
- Característica: Movimiento constante de la documentación, se ubica cerca de la oficina productora, suelen guardarse en archivadores metálicos.
Segunda etapa - Archivo Central: Esta etapa se da cuando la consulta a los documentos ya no es tan constante, sin embargo, puede ser requerido ya que no ha cumplido su vigencia administrativa. Este segundo período se da de seis a treinta años.
Tercera etapa – Archivo Intermedio: En esta etapa se administran aquellos documentos que ya cumplieron su vigencia en el Archivo Central, pero que aún no deben ser trasladados a la etapa de archivo final o histórico. En Costa Rica el Archivo Intermedio inició en los últimos años de la década de los 90, con la finalidad de custodiar los documentos generados por ministros y presidentes de las diferentes administraciones.
Cuarta etapa – Archivo Final o Histórico: Han adquirido valor para la ciencia y la cultura, por lo general, cuando estos han cumplido treinta años de producidos. Esta etapa también se conoce como etapa histórica. Los documentos deben primero haber sido declarados con valor científico y cultural por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos y puede autorizarse su ingreso al Archivo Nacional, según el contexto en el que se ubiquen.
