Gestión documental
Los documentos constituyen parte vital de los recursos de un país, motivo fundamental para establecer programas de gestión documental que nos aseguren su conservación para la posteridad o por el contrario que se eliminen en el momento preciso.
La Gestión Documental es un sistema integral que se ocupará de todo lo que sucede al documento en una organización a través de su ciclo vital, es decir, desde su gestación, su vida productiva o de utilidad, hasta su eliminación.
La gestión documental se origina como resultado de:
Producción masiva de los documentos que se genera en las oficina
La necesidad de recuperar con rapidez la información
El aprovechamiento del espacio con que se cuenta
Conservar documentación de acuerdo con su vigencia administrativa y legal
Etapas de la Gestión Documental
Producción de documentos: Crear los documentos por medio de diferentes mecanismos.
Utilización y mantenimiento: Utilidad que tiene el documento en la organización.
Selección, eliminación y conservación:
•Selección: Tener claro cuáles documentos requieren conservación y cuáles eliminación.
•Conservación: Cuando se determina que los documentos deben ser conservados se debe tener presente los períodos de vigencia en cada etapa.
•Eliminación: Una vez que se cumple la vigencia de servicio de un documento se debe proceder a eliminarlo, siguiendo las normas establecidas.
